Asi před pěti lety jsem vyplňoval jakýsi firemní osobnostní test v rámci firemního vzdělávacího programu. Nechal jsem si to na neděli večer k filmu a nepřečetl jsem si pozorně zadání, kde bylo napsáno, že je měřen čas u každé odpovědi. Dvacetiminutový test mi trval celý film. O pár týdnů později mi přišly výsledky. Rád jsem u sebe viděl posun a dozvěděl se, v čem se musím zlepšit. Co mě však ve výsledcích zaráželo byla opravdu velmi nízká pracovní výkonnost. A samozřejmě mě nenapadla souvislost se sledováním filmu.
Až o pár let později jsem si přečetl knížku 4-hodinový pracovní týden a ve stejnou dobu jsem si každé ráno při svých rutinních pozdravech slunci pouštěl dokola tohle video . Tyto dvě věci mě postupně přiměly vnímat čas zásadně odlišným způsobem než dřív. Rozhodl jsem se zásadně změnit to, jak využívám svůj čas. A pokud máte něco změnit a zlepšit, musíte to měřit. Aplikace Toggl , kterou jsem tehdy zahlédl na nejedné pracovní ploše lidí, s kterými jsem se začínal potkávat v Impact Hubu , vypadala jako dobrá volba.
První věc, kterou jsem chtěl zjistit a tedy změřit byla, kolik čas skutečně reálně pracuji. Chtěl jsem znát pravdu i za cenu toho, že půjdu do extrému. Toggl jsem si tedy rozdělil na různé kategorie (maily, prezentace, obchodní schůzky, interní meetingy, cestování atd.) a zapínal jsem ho na minutu přesně, pouze když jsem skutečně pracoval. Pokud jsem šel ve firmě do kuchyňky, kde se většinou kecá, vypl jsem ho. Pokud jsem šel na oběd, vypl jsem ho. Pokud vypuklo v openspacu obligátní veselí tedy společenská konverzace, kdy všichni koukají do monitoru, ale přitom klábosí a nepracují, vypl jsem ho. Pokud jsem si projížděl Facebook, vypl jsem ho. Po 14 dnech tohoto měření jsem se zděsil! Skutečně pracovní výkon byl kolem 55% z pracovní doby! A pozor - neporovnával jsem to vůči oficiální době, tedy 40 hodin týdně, nýbrž vůči tomu, co jsem si myslel, že dělám, (tehdy 50+ hodin týdně).
Toggl však neměl pouze schopnost měřit. Když jsem si reporty procházel, hned jsem viděl, ve kterou dobu se co děje a nutilo mě to s tím něco dělat. Jak racionálně, tak podvědomě. Postupně jsem změnil těchto pět věcí (píši teď především o práci v kanceláři):
- Při openspacových debatách jsem si nasazoval sluchátka s muzikou a pracoval dál
- Do kuchyňky jsem nakráčel pro vodu stejně rychle, jako jsem odešel, bez vybavování
- Náhodné dotazy, kdy k vám v kanceláři někdo přijde stylem "prosim tě, nevíš jestli..." jsem slušně odkláněl stylem "promiň, teď jsem zabraný do projektu, počká to, prosím, na konec dne?" ..mimochodem většinou to byla banalita, kterou dokázali vyřešit sami za pár minut a už nepřišli
- Nainstaloval jsem si aplikaci Freedom - blokátor stránek na předem nastavený čas (tím zablokujete soc.sítě, e-shopy, zprávy.. zkrátka všechny lákadla, která vás dnes na internetu rozptylují)
- Když se nějaká pracovní debata zvrhla ve vyprávění typu "já jsem byl před rokem támhle a to vám musím říct, to byla sranda" a věděl jsem, že ta již opakovaná "story" bude trvat min. 10 minut (to už prostě víte), omluvil jsem se a odešel (jak nespolečenské)
Pár týdnů mi trvalo, než se z toho stal zvyk. Nicméně efektivita začala stoupat docela rychle. Do dvou měsíců jsem byl na více než 80%. Pak jsem udělal ještě jeden, pro někoho asi nemyslitelný, krok (6) - v Togglu jsem si vytvořil speciální kategorii "zbytečné cally a porady", tedy ty, kam jsem byl přizvaný bez jakéhokoliv zdůvodnění. Šlo především o zahraniční obecné cally, kterých se v korporacích nekoná zrovna málo. Přestával jsem se jich účastnit. Vždy jsem se slušně omluvil a svoji neúčast zdůvodnil. Možná jsem tím někoho štval, nicméně jsem tím získal dalších přinejmenším 10% produktivního času pro získávání nových zákazníků. A v businessu jde především o výsledky, ne o to, jestli jsem uspokojil něčí potřebu si říct "to svoje" (nic proti telekonferencím, pár z nich je opravdu, ale opravdu, velmi důležitých). Neefektivní telekonference či meetingy navíc nejsou jen o neproduktivitě. Jsou dlouhodobě frustrující.
Jako sales manager jsem pochopitelně trávil také dost času na cestách a report s 8 hodinami cestování během jednoho týdne se mi moc nelíbil (to je jeden pracovní den propr..sezený v autě). Dnes to beru tak, že jsem tehdy znovu "objevil Ameriku". Začal jsem totiž poslouchat místo ohlušujícího metalu audioknížky, podcasty a přednášky. Představte si, kolik se toho dá přečíst a naučit za 8+ hodin týdně! Výstižně to popsal Terry Crews ( Old-Spice, Brooklyn 99), který prohlásil, že jeho auto nejezdí na naftu, ale na audioknížky.
Po pár měsících jsem se tedy dostal na více než 90% produktivního času. Myslím, že těch zbylých 1-10% je OK v rámci zachování zdravého rozumu. Sešel jsem se tehdy s kamarádem, který se vrátil z Nového Zélandu. Vyprávěl jsem mu o své čerstvé "změně" a on se jen pousmál s tím, že takhle si sleduje svůj čas už dva roky a začínal úplně stejně jako já.
Je vždycky fajn slyšet, že někdo je k sobě stejně brutálně upřímný a že to skutečně dává smysl. A tohle, vlastně jednoduché, cvičení je pouze začátek. Rozhodně to není jenom o tom, kolik času skutečně pracujete. Jde o to jak pracujete, jak delegujete, co děláte, jestli vám to také dělá radost a především k jakým výsledkům to vede. Každopádně tohle je jedna část mozaiky, kterou jsem rád začal skládat.
Říkám si, co by se stalo, kdyby si ji ve firmách skládalo více lidí. Ne z donucení, ne na příkaz šéfa. Sami od sebe, z vlastní vůle. Jinak to totiž fungovat nemůže. Zkusíte to?
