V managementu lidí se objevují dva paradoxy. Jedním je, že manageři se snaží mít se svým týmem dobré vztahy. Tyto snahy však směřují kdekoliv jinde, pouze ne na týmových poradách. Tam se řídí heslem "jsme tu kvůli businessu, ne proto, abychom se kamarádili". Paradoxem druhým je falešný pocit, že asertivita a tvrdost, které by měl být manager schopen v případě slabších výsledků, spočívá ve vytváření tlaku emocemi, kritikou nebo nekompromisními úkoly. To se děje na úkor důsledné práce s detaily a pevné struktury dat.
Představte si pravidelnou týmovou poradu (možná si vzpomenete na nějakou konkrétní). Firmě se zrovna nedaří a je tlak na obchodní výsledky. Šéf má dlouhou prezentaci s čísly, dává nepříjemné otázky typu: "Proč to ještě není? Jak je to možné? Kdy budou ty výsledky?" Končí to imperativy typu: "Do příště to budete mít hotové" a zbožným přáním: "Tohle už nechci příště vidět".
Atmosféra by se dala krájet a nikdo raději ani nepípne. Když meeting skončí pomyslným zvoněním, jako když ve škole začne přestávka, všichni jdou do firemní kuchyňky. Šéf nasadí úsměv a přidá se také. Začne bujará debata o dětech, koníčcích a plánech na víkend. Všichni dělají, jakoby se nic nestalo a poradu neřeší. Tedy dokud šéf neodejde. Pak samozřejmě začne další debata, většinou plná smíchu na jeho účet. On to ví, ale nic si z toho nedělá, protože od zkušených kolegů zjistil, že to prostě k vedení lidí patří a musí být "nad věcí". Opravdu to musí takhle být?
Nabízím vám k tomu alternativu. S výše popsaným přistupem, který jsem dříve také praktikoval, mám totiž hned několik problémů.
#1 Vztahy s týmem
Vedení porady začíná ještě před jejím začátkem. Jaká je atmosféra před poradou? Baví se lidé mezi sebou? Smějí se? Dělají si vzájemně kafe? Vypráví si zážitky z pracovního týdne? To vše totiž může probíhat prvních pár minut oficiálního času porady. Pár lidí se prostě zpozdí o pár minut. No a co? Proč militantně lpět na přesné docházce? Není to armáda, nejde o lidské životy! Disciplína tohoto typu opravdu není "name of the game", není podstatná. Stejně jako na schůzce s klientem může porada začít ice-breakem a nastavením příjemné atmosféry.
A co když se na poradě někdo chichotá nebo má vtipné poznámky? Tak na to navažte a řekněte taky něco vtipného. Jestli tam máte "macho" obchodníka, zpražte ho drsným vtípkem, ale v klidu, přátelsky. Smějte se, je to prostě společenská, byť velmi pracovní, událost. Užívejte si to. Buďte flexibilní. Nedržte se striktně nějaké přesné agendy, ale dejte týmu svobodu si to do určité míry korigovat. "Kdo začne? Co chcete dneska probrat? Tak co jste mi přinesli tento týden za nové "parády"? Už se hrozně těším." A s oblibou začínám poradu větou: "Tak kdo máte nějakou vtipnou story ze schůzek? Sem s tím!"
#2 Ztráta času
Pojďte trochu počítat. Představte se, ži máte dvouhodinovou poradu každý týden. To je čas, kdy můžete pracovat a přitom zároveň krásně rozvíjet vztahy s týmem. Nebát se zpestřit poradu vtipy, legračními zážitky ze schůzek atd. Místo toho tam teď možná 2 hodiny koukáte na tabulky, kterým nikdo nerozumí, a všichni jsou zaražení. A pak, když porada skoční, další hodinu "rozvíjíte" vztahy kecáním v kuchyňce a ztrácíte tím naprosto upřímně cenný pracovní čas (a pak přijedete domů za dětmi pozdě, protože jste měli hodně práce?!).
Co to otočit, říct si ty příjemné věci v rámci porady, jak jsem psal výše, v kuchyňce si pak "pokecat" na pět minut jako refreshment a pak jít zase pořádně makat na něčem smysluplném. Po dobré poradě už není třeba kompenzovat nějaké nepříjemné chování. Měl by to být fajnový společenský a zároveň pracovní čas, který by měl v podstatě stačit k tomu, abyste vybudovali soudržnost a vzájemnou podporu v týmu.
#3 Tlak a disciplína
Teď se dostáváme k tomu nejpodstatnějšímu. Neberte mě špatně. Nemyslím si, že porady jsou jen o legraci. Je to čas, kde se má odvést pořádný kus práce a dělat důležitá strategická rozhodnutí. Klíčem k tomu jsou strukturované informace a detaily.
Zažil jsem poradu, kde se manager zeptal: "Jak to vypadá s vyjádřením k naší nabídce u téhle firmy?" a obchodník odpověděl: "Nevim". A manager na to: "Aha, a zjistíš to?" Obchodník: "Jojo".. Tohle vůbec neexistuje! Struktura a detaily! Tenhle obchodník neměl nastavenou žádnou strukturu informací, které má na poradu nosit. To byl jeden problém. A manager nebyl zvyklý jít do detailu, což byl ještě větší problém. Měl říct: "Co to znamená nevim?! Kdo to má vědět? Čí je to firma? Kvůli čemu to nevíš?" .."On mi to neřekl".."A ptal ses ho?".. "On nebral telefon".. "A kolikrát jsi mu volal?".. "Jednou".. "Ahaaa??". Detail znamená, že se manager ptá tak dlouho, dokud nedojde ke skutečné příčíně, proč se někam něco neposunulo. Většinou je to totiž něco, co se mohlo zkusit, ale nezkusilo se to. Už jen tímto přístupem vzniká struktura. Tu je samozřejmě dobré definovat už na začátku, tímto způsobem se však může rozvíjet a zdokonalovat. Struktura pomáhá obchodníkům lépe pracovat a také nosit na porady lepší informace. A v businessu jsou dobré informace naprosto klíčové. Jinými slovy: Bez detailů prostě nic neprodáte.
A teď pozor - vy tuhle strukturu a detaily můžete implementovat bez emocí, bez tlaku, bez kritiky. Můžete se ptát na detaily, challengovat s úsměvem na tváři a být úplně v klidu. A obchodník se bude také usmívat do té doby, než mu samotnému dojde, kde má rezervy. A i pak se pousměje a řekne: "Aha. Ty jo. No jó! Tak já to zkusím!"
Když bude na poradě sranda a tým zároveň uvidí, že je porada posunuje kupředu, nebudou se jí vyhýbat, nebudou ani chodit pozdě. Dokonce se vám sami ozvou, pokud ji budete rušit, že jí chtějí nahradit. To je dobrá porada. Nebolí a je bez stresu.
Závěr
Myslím si, že většina manažerů chápe, jak důležité jsou dobré vztahy v týmu. To je úžasné. Přesto se spousta z nich na poradách chová jako asociál. Já budu raději asociál v té kuchyňce, kdy řeknu "Nezlob se, musím teď jít dokončit jeden projekt" a vyhnu se 20 minutovému tlachání o ničem. Klidně budu ten asociál, který se nechce bavit. Vůbec to totiž nevadí, když víte, že váš tým se na vaše porady těší, užívá si je a především vedou ke skvělým výsledkům.
